Procedures aanvraag en besluitvorming verlenging looptijd lopende KvR projecten

Er komen regelmatig aanvragen binnen voor verlenging van de looptijd van lopende projecten. De procedures voor de aanvraag en besluitvorming worden hieronder beschreven. De voorgestelde procedures dienen het projectenbeheer, om zorg te dragen dat de samenhang tussen projecten wordt geborgd en om een goede afweging te kunnen maken door het bestuur. 

Aanvraag verlenging van de looptijd van een project:

Aanvragen dienen te worden ingediend door de projectleider van het project en gericht te zijn aan de directeur van het programmabureau KvR en de projectbegeleider. De aanvraag dient de volgende elementen te bevatten:

1. Projectnummer en titel
2. In de subsidieovereenkomst overeengekomen begin en einddatum en de verzochte nieuwe einddatum van het project
3. Een aangepaste begroting, mijlpalenoverzicht en activiteitenplan voor de nieuwe looptijd van het project
4. De consequenties van verlenging voor gerelateerde projecten binnen en buiten KvR waar input-output relaties mee bestaan
5. Een beschrijving hoe het onder punt 4 genoemde is afgestemd met de projectleiders van de gerelateerde projecten binnen en buiten KvR waar input-output relaties mee bestaan

Besluitvorming

De aanvraag wordt behandeld door de projectbegeleider en voorgelegd aan de betreffende themacoördinator ter advies van de directeur programmabureau en de wetenschappelijk directeur. De directeur programmabureau en de wetenschappelijk directeur nemen een besluit. De besluitvorming dient binnen 6 weken na ontvangst van de aanvraag plaats te vinden. Het programmabureau informeert de indiener binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag schriftelijk over het besluit. Bij goedkeuring van de aanvraag zullen de aangepaste begroting, het aangepaste mijlpalenoverzicht en het aangepaste activiteitenplan voor de nieuwe looptijd van het project deel uitmaken van de subsidieovereenkomst van het project.